8 (800) 707-62-80

(звонок по России бесплатный)

+7 (499) 707-62-80 (Москва)

с 9:30 до 18:30 по будням

И что же делать с «бумажками» в наш век электронных коммуникаций?

от | Административная технология

Хочу немного остановиться на такой части технологии как письменная коммуникация, система трёх корзин и коммуникационный центр организации.

Периодически поступают вопросы (или даже утверждения) — что «в наш век электронных средств связи», век гаджетов, электронной почты, Интернета и т.д. как-то «негоже» пользоваться разными бумажками и коммуникационными корзинками.

Естественно, что не нужно доходить ни в одном вопросе «до фанатизма» и отвергать «научный прогресс» и веяния времени. Тем не менее есть моменты, на которые я хочу обратить ваше внимание в связи с системой коммуникации в организации, а также на то, почему «старые, добрые» «бумажки» имеют ценность в век электронных коммуникаций.

Как показывает опыт — электронная почта не может полностью заменить бумажный документооборот. С одной стороны — совершенно однозначно — есть такие документы, которые (в том числе в соответствии с требованиями законодательства) должны существовать в бумажной форме. Поэтому заявления, что «у нас в компании вообще нет бумаг» — просто несостоятельны, либо стоит обратить пристальное внимание на юридическую и бухгалтерскую сферы вашей деятельности (чтобы потом не было «мучительно больно»).

Другой важный момент: часть документов — как показывает опыт — на самом деле не стоит переводить в электронную форму как бы не настаивали на этой идее ваши сотрудники, обосновывая это тем, что у них есть электронная почта (внешняя и даже «внутренняя» (внутри компании)). Почему? Потому что лучше контролировать определённые документы, приказы и поручения именно в бумажном виде. Бумага даёт «массу». Ведь на самом деле один из инструментов руководителя — смотреть, не завалена ли коммуникационная корзинка сотрудника неотвеченными, необработанными посланиями. Всё-таки бумажную «версию» документа как-то посложнее уничтожить, чем электронную. Ну и совесть может «проснуться». А определённые программы, боевые планы, служебные записки для руководителя вообще более «выгодно» вести в бумажном виде, потому что тогда «видно», что с ними «происходит», отслеживать их «маршрут», «движение», то есть работу с этими документами. Проще увидеть заваленную коммуникационную корзину вашего сотрудника, которая стоит у него столе, чем то, что «происходит» у него в компьютере.

Конечно, внутренняя почта, электронная почта и т.д. облегчают работу компании и её сотрудников. Но как руководитель вы просто можете принять определённые правила и объяснить сотрудникам, что часть документов должны быть оформлены в бумажном виде. Например, есть различные заявления, договора и т.д., заявки на финансовое планирование — на самом деле, когда это написано, подписано и хранится, то это порой очень помогает, когда надо восстановить «истину» и т.д. В том числе и для самого сотрудника.

Понятно, что если в компании «три» человека, которые сидят на «трёх квадратных метрах», то они могут «пережить» какое-то время и без общего коммуникационного центра, просто имея на своих столах «систему трёх корзин». Но поверьте, что когда компания начинает расти, и в ней уже не «три человека», то правильно организованный коммуникационный центр компании реально будет упорядочивать и работу и документооборот в компании.

Желаю вам успехов и процветания!

С уважением, Евгения Сухарева
Президент WISE СНГ

Вступите в наше сообщество, чтобы первым получать нашим материалы
Подпишитесь на наш канал в Телеграме: самое интересное о рекламе, маркетинге и продвижение.
Поделитесь в социальных сетях

Еще почитать

ЭКОНОМИЧЕСКИЙ КРИЗИС 2020. Как вести себя владельцу малого бизнеса,  чтобы не обанкротиться, а увеличить активы.

ЭКОНОМИЧЕСКИЙ КРИЗИС 2020. Как вести себя владельцу малого бизнеса, чтобы не обанкротиться, а увеличить активы.

Этот кризис будет особенным, я думаю более затяжным, чем все предыдущие. По одной простой причине — он коснулся всех до единого стран на планете, чего раньше никогда не было. Раньше сидят немцы, попивают шнапс, и смотрят на кризис недвижимости в США. Сейчас проблемы у всех сразу и одновременно. Доигрались.

читать далее
Почему административная технология Хаббарда «не срабатывает» в вашем бизнесе

Почему административная технология Хаббарда «не срабатывает» в вашем бизнесе

Так вышло, что я был первым консультантом по административной технологии Л. Рона Хаббарда в СНГ. Не по значимости (такой градации вообще нет, и быть не может), а по порядку: я был первым, кто выполнил платный заказ по лицензии WISE и заплатил роялти. Это произошло в далеком 1997 году.

читать далее
Как бизнесмену защититься от паразитов и мошенников (различных лайф-гуру и прочих тоник-роббинсов)

Как бизнесмену защититься от паразитов и мошенников (различных лайф-гуру и прочих тоник-роббинсов)

Времена такие. Смутные, тяжкие. Всем хочется ваших денег. Без обид. Людей можно понять. Простить — вряд ли, но понять можно. Прощения не заслуживают гельминты, которые называют себя бизнес-гуру, но таковыми не являются.

читать далее
Достижение полной финансовой свободы

Достижение полной финансовой свободы

Как желанна свобода! Многие ее сулят, но не многие могут показать подлинный путь к ней.
Что такое свобода? Отсутствие барьеров. Но полное отсутствие барьеров означало бы вместе с тем конец игры и счастья.

читать далее
Как бизнесмену выйти из операционки и не заниматься микроменеджментом

Как бизнесмену выйти из операционки и не заниматься микроменеджментом

Если руководитель хочет освободиться от операционки, то к гадалке не ходи: он выполняет целый ряд действий, которые в идеале должен делать кто-то другой.

читать далее

0 Комментариев

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Подпишитесь на нас
в социальных сетях:

8 800 707-62-80

(звонок по России бесплатный)

+7 (499) 707-62-80

с 9:30 до 18:30 по будням

Наш адрес:

127486, Москва, отель «Holiday Inn», Коровинское шоссе 10, стр. 2, подъезд 3, этаж 3, офис 20 Как проехать

Реквизиты | Договор-оферта и политика конфиденциальности

Наша компания — представитель ассоциации предпринимателей WISE

© 2006-2018 Центральная тренинговая компания. Все авторские права защищены законом.