Очень часто руководители небольших бизнесов, начинающие предприниматели или даже те, кто уже работает долго, но в одиночку выглядят как «человек-оркестр». Хотя эта «картинка» зачастую применима и к владельцам и даже руководителям средних и больших компаний. Наступает момент, когда человек просто не может справляться со всё увеличивающимся потоком дел и действий. И, конечно, встаёт вопрос — что в первую очередь передавать? Какие обязанности?
Обычный в такой ситуации вопрос — с чего (или «с кого») начать? Как в такой ситуации правильно реорганизовать свою работу, чтобы она повысила эффективность деятельности и обеспечила рост дохода, и чтобы ничего не было разрушено?
К сожалению, на этот вопрос нет лёгкого или однозначного ответа. Потому что любая деятельность, любая компания имеет свою специфику.
Но есть несколько универсальных рекомендаций, которые могут вам помочь:
- Составьте список всех действий и функций, которые должны выполняться, чтобы ваша деятельность могла существовать, могла производить продукт (предоставлять услугу) в нужном объёме и должного качества, чтобы быть платёжеспособной.
- Посмотрите, как распределить эти функции в такой последовательности, чтобы было видно, что это похоже на заводской «конвейер». Посмотрите, как эти функции связаны между собой, а также как одна функция дополняет другую. Вы сможете увидеть, как невыполнение каких-то функций приводит к отсутствию результата. Или вы увидите, почему требуются большие усилия для его получения.
- Посмотрите на свою деятельность с точки зрения последовательного выполнения действий — в некоторых случаях это очень важно! Нарушение последовательности может как раз и приводить к отсутствию результата, может влиять на качество ИЛИ как раз и занимать много дополнительного времени, что может выражаться и в финансовых потерях или неэффективности.
- Теперь нужно убедиться, что все эти функции выполняются. Не имеет значения, сколько у вас сотрудников, нужно распределить функции так, чтобы они кем-то выполнялись.
- Если вы работаете в одиночку, то как раз сейчас и нужно посмотреть, кто нужен вам в первую очередь, то есть какие функции вы будете передавать в первую очередь.
- Распределяя (или перераспределяя) функции обращайте внимание на то, чтобы выполнение какой-то одной функции не становилось препятствием для выполнения другой или других (какие-то вещи просто невозможно совмещать. Например, когда человек отвечает и за продажи и за производство/предоставление, то во многих случаях это просто порождает «конфликт интересов» и приводит к тому, что и продажи и предоставление происходят скачкообразно. Сначала «все» продают, а потом «все предоставляют», соответственно, в этом время «никто» не продаёт).
- Также при распределении функций следите за тем, чтобы нагрузка была более менее равномерной, насколько это возможно. Понятно, что все функции и области разные, но если один человек будет загружен настолько, что регулярно задерживается на работе, а другой может позволить себе «зависать» в соц. сетях или болтать по телефону — то это как раз и может быть причиной высокой текучки и низкой производительности.
- Когда вы думаете, кого вам нанять — смотрите на загрузку существующих постов. Кого в первую очередь нужно разгружать? Кто уже не справляется и загружен «под завязку»? И смотрите, какие функции можно/нужно передавать в этом случае.
Пожалуйста, помните, что такие вещи не разрешаются «сами собой» и вам придётся заняться организацией в дополнение ко всем действиям, которые вы уже делаете. Не обязательно «бросать всё» и заниматься только действиями по организации. Начните хотя бы с получаса в день, но делайте что-то на постоянной основе!
Вы также можете познакомиться с простыми, но эффективными данными, посетив бизнес-тренинг «Полный контроль вашего бизнеса».
Желаю вам успехов и процветания!
Евгения Сухарева
