Уверена, что в общем-то любому человеку приходило в голову, что финансовые потери могут происходить и из-за неэффективности работы (а не только из-за экономических потрясений). Но как на самом деле это происходит? Почему? Как это предотвратить?
В первую очередь, давайте посмотрим, что такое неэффективность? Для начала дадим определение эффективности. Вот, например, такое определение из бизнес-словаря:
«Что-то, что было произведено или выполнено на недостаточном уровне, в сравнении с тем, что могло бы быть достигнуто с использованием того же количества ресурсов (денег, времени, труда и т. д.)».
Может показаться, что это явление (неэффективность) во многих случаях очень трудно оценить (особенно если мы имеем дело с работой офиса, а не производства). Как выяснить, что МОЖЕТ быть достигнуто с использованием того же количества ресурсов?
В некоторых источниках предлагается сравнивать вашу компанию с другими — успевают ли они больше или меньше, используя такое же количество ресурсов? Производят ли они ценный продукт такого же качества? Идея в том, что если вы знаете идеальное соотношение продуктивности и ресурсов, с которым можете сравнить работу своей компании, значит вы можете стремиться претворить это соотношение в жизнь.
Другой подход к этому вопросу: измерять падающие и растущие статистики. Падающие статистики — это очевидный показатель, что эффективность снижается, а растущие статистики — что, наоборот, повышается. Это хорошо и это можно использовать. Но этого не всегда достаточно!
Самое важное — понять составляющие неэффективности и быть способным обнаружить и уладить их.
Из чего состоит эффективность?
Список вещей, которые могут сделать человека или компанию неэффективными, очень длинный. Тем не менее ниже несколько моментов, на которые нужно обращать пристальное внимание:
— Если в компании или подразделении прослеживается явная необходимость повторять одно и то же действие много раз. Очевидная причина состоит в том, что действие не было выполнено правильно с первого раза. Не очень очевидная причина: кто-то начинает что-то делать и не доводит это действие до конца сразу же. Например, скажем, вы читаете отчёт, на который вам нужно ответить. И вы откладываете отчёт, не дочитав до конца, а затем несколько дней не возвращаетесь к нему. Теперь вы, скорее всего, не сможете начать читать с того места, где остановились. Вам, вероятно, придётся снова начинать сначала. Сколько времени вы потратили на то, чтобы перечитать первую часть? Что вы могли бы сделать за это время? А как насчёт человека, который ждёт вашего ответа? Если вы бы закончили читать отчёт с первого раза и сразу бы ответили, то человек, получив ваши указания, смог бы уже начать делать то, что ему необходимо. Это вызывает «эффект домино». Задерживается каждое действие, которое хоть как-то связано с тем, прочитали ли вы отчёт.
— Вы хотите предложить начальнику изменить процесс производства, чтобы сделать его более эффективным. Вы отправляете ему своё предложение, а он вызывает вас к себе в офис, чтобы задать дополнительные вопросы. Вы не предоставили ему достаточно информации, чтобы одобрить или отклонить ваше предложение. И вместо того, чтобы приниматься за действия, которые вы стали бы выполнять, как только ваше предложение было бы одобрено (и получить результат от повышения уровня производства с уже имеющимися ресурсами) и вы и ваш начальник должны тратить время на то, чтобы выяснять дополнительные вопросы.
— Вам нужно, чтобы другой отдел выполнил кое-какую работу, но вы не уверены, кто именно в том отделе отвечает за эти действия. Вместо того, чтобы выяснить, кто должен заниматься нужными вам делами, вы направляете запрос или приказ кому-то, кого вы знаете, и просите его переслать ваше послание правильному человеку.
И это, в свою очередь, поднимает следующий вопрос об эффективности компании: почему вы не знаете, кто занимается выполнением этой работы? Сколько ещё людей в компании сталкиваются с такой же проблемой?
Вы, возможно, не считаете, что любое из вышеперечисленного могло бы стать причиной неэффективности. Однако, на улаживание каждой из этих трёх ситуаций могло бы потребоваться около 30 минут. И если в компании 15 сотрудников, и у каждого из них такие трудности возникают каждый день, то в целом вы уже потеряли 7,5 часов. А это равноценно рабочему дню одного сотрудника.
Если сотрудник вашей компании получает, скажем, примерно 60 000 рублей в месяц, то фактически вы просто растратили 60 000 рублей. Если прибавить к этому все ваши расходы, страховые взносы, оплату канцтоваров и оборудования, премии, оплаченный отпуск, больничные, компенсации и так далее, то полная сумма растраченных впустую денег, скорее всего, будет в два, три или больше раз превышать сумму зарплаты.
Если вы обратите внимание на описанные выше ситуации (и им подобные), то можно было бы сказать, что один дополнительный сотрудник работает у вас бесплатно!
Посмотрите, как вы можете повысить эффективность работы и составьте программу действий!
Успехов вам и процветания!
Евгения Сухарева
